Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 11:44]
flacco [Umgang mit Ressourcen]
+++ invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 16:42]
flacco [Wiedervorlage und Kategorien]
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 Jetzt können Sie beim Verfassen einer Mail über den kleinen "pull down" Pfeil im „Von“ Feld auf diese Adressen zugreifen.
-==== Terminplanung ====
+==== Termin- und Aufgabenplanung ====
 Termine für sich selbst im eigenen Kalender pflegen ist vermeintlich trivial und benötigt letztendlich keine Groupware. Die Stärken einer Groupware kommen erst zum Tragen, wenn es gilt Termine innerhalb eines Teams zu koordinieren oder Dritte (externe Teilnehmer) einzubeziehen.
+Aufgaben funktionieren wie Termine allerdings mit der Möglichkeit einen Bearbeitungszeitraum zu definieren und den Fortschritt bei der Erledigung von Aufgaben zu protokollieren.
 Wer bereits Erfahrungen mit der Kombination aus Outlook und Exchange hat, wird hier möglicherweise nichts Neues erfahren. Es ist allerdings ein weit verbreiteter Irrglaube, dass lediglich Outlook zu koordinierter Terminplanung in der Lage sei.
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 //**Hinweis:** Ressourcen können lediglich vom Administrator Ihres invis-Servers angelegt werden. Sprechen Sie uns an.//
+=== Aufgabenplanung im Team ===
+Die Planung von Aufgaben im Team läuft ähnlich ab. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Aufgabe an andere zu Delegieren. Ähnlich wie bei der Terminplanung können Sie "Einladungen" erstellen. Nicht zur Verfügung steht hierbei die Free/Busy Ansicht.
+Die von Ihnen delegierte Aufgabe wird trotz der Delegation in Ihre Aufgabenliste eingetragen, aber als delegierte Aufgabe gekennzeichnet.
+Wird die von Ihnen delegierte Aufgabe bearbeitet, erhalten Sie wiederum Status-Mails die den Fortschritt bei der Bearbeitung der Aufgabe dokumentieren, auch das fließt in Ihre Aufgabenliste ein.
+Grundsätzlich ist es möglich Aufgaben auch an externe Personen zu delegieren. Es ist dabei jedoch nicht sichergestellt, ob der Empfänger einer solchen Delegation auch die Möglichkeit hat diese zu bearbeiten. So ist Mozilla Thunderbird zwar in der Lage Termineinladungen an Kopano-Nutzer zu generieren oder Termineinladungen aus Kopano zu akzeptieren, aber mit Aufgabendelegationen kann Thunderbirds Aufgabenplaner bzw. Thunderbird selbst nichts anfangen.
+Sie sollten sich bei der Aufgabenzuweisung also auf lokale Team-Mitglieder beschränken.
+==== E-Mail mit Kopano ====
+=== Wiedervorlage und Kategorien ===
+=== Kopano Regeln – Emails automatisch filtern ===
+Wie jeder vernünftige Mail-Client beherrscht auch Kopano den Umgang mit Filtern, hier (wie auch in Exchange) "Regeln" genannt. Von Vorteil ist, dass diese Regeln Server-seitig ausgeführt werden und damit auch dann angewendet werden, wenn Sie nicht an Kopano angemeldet sind. Sie funktionieren also auch unabhängig davon, welchen Mail-Client Sie gerade verwenden.
+Mit Regeln können Sie beispielsweise veranlassen, dass Emails eines bestimmten Absenders immer in einen bestimmten Mailordner verschoben werden, oder Sie können Regeln aufstellen um allzu offensichtliche Spam-Emails sofort gelöscht werden.
+Um eine neue Regel anzulegen klicken Sie in Desk- oder WebApp auf Einstellungen und dann im Menü auf den Punkt "Regeln". Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neu", es öffnet sich das Fenster zum Anlegen der Regel.
+Eine Regel besteht immer aus Ihrem Namen, einer oder mehreren Bedingungen und einer  oder mehreren Aktionen. Weiterhin können Sie festlegen, das bei "Erfolg", keine weitere Regel ausgeführt werden soll.
+Somit folgen Regeln dem einfachen Schema: „Wenn Bedingung, dann Aktion“. Werden mehrere Bedingungen und Aktionen definiert gilt: "Wenn Bedingung 1 und Bedingung 2 und …, dann Aktion 1 und Aktion 2 und ...". D.h. je mehr Bedingungen Sie miteinander kombinieren, desto feiner wird unterschieden, es bedeutet aber auch, dass solche komplexen Regelkombinationen immer seltener treffen.
+Das Fenster zum Erstellen der Regeln verfügt über 2 ergänzende Optionen, die über Check-Boxen aktiviert werden können:
+  - **Nur anwenden, wenn der Abwesenheitsassistent aktiv ist** - Damit können Sie dann durch die Hintertür doch Weiterleitungen im Falle von Abwesenheit realisieren. Vom Gebrauch dieser Möglichkeit raten wir allerdings ab. Eine Mail, die an Person A adressiert wird, hat im Postfach von Person B einfach nichts zu suchen.
+  - **Keine weiteren Regeln anwenden** - Damit wird die Abarbeitung eines Regelkatalogs abgebrochen, sowie eine Regel zutrifft. D.h. es werden in keinem Fall mehrere Regeln parallel ausgeführt, was meist eine gute Idee ist.
+Experimentieren Sie ein wenig mit den Regeln um ein Gefühl für das System zu bekommen und seien Sie vorsichtig mit dem Löschen von Mails in Abhängigkeit von Bedingungen. Bei zu groben Bedingungen, gehen damit schnell auch wichtige Emails verloren.
+=== E-Mail-Signaturen einrichten ===
 ===== ownCloud =====