Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 11:48]
flacco [Terminplanung]
+++ invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 16:51]
flacco [E-Mail-Signaturen einrichten]
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 Sie sollten sich bei der Aufgabenzuweisung also auf lokale Team-Mitglieder beschränken.
+==== E-Mail mit Kopano ====
+=== Wiedervorlage und Kategorien ===
+=== Kopano Regeln – Emails automatisch filtern ===
+Wie jeder vernünftige Mail-Client beherrscht auch Kopano den Umgang mit Filtern, hier (wie auch in Exchange) "Regeln" genannt. Von Vorteil ist, dass diese Regeln Server-seitig ausgeführt werden und damit auch dann angewendet werden, wenn Sie nicht an Kopano angemeldet sind. Sie funktionieren also auch unabhängig davon, welchen Mail-Client Sie gerade verwenden.
+Mit Regeln können Sie beispielsweise veranlassen, dass Emails eines bestimmten Absenders immer in einen bestimmten Mailordner verschoben werden, oder Sie können Regeln aufstellen um allzu offensichtliche Spam-Emails sofort gelöscht werden.
+Um eine neue Regel anzulegen klicken Sie in Desk- oder WebApp auf Einstellungen und dann im Menü auf den Punkt "Regeln". Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neu", es öffnet sich das Fenster zum Anlegen der Regel.
+Eine Regel besteht immer aus Ihrem Namen, einer oder mehreren Bedingungen und einer  oder mehreren Aktionen. Weiterhin können Sie festlegen, das bei "Erfolg", keine weitere Regel ausgeführt werden soll.
+Somit folgen Regeln dem einfachen Schema: „Wenn Bedingung, dann Aktion“. Werden mehrere Bedingungen und Aktionen definiert gilt: "Wenn Bedingung 1 und Bedingung 2 und …, dann Aktion 1 und Aktion 2 und ...". D.h. je mehr Bedingungen Sie miteinander kombinieren, desto feiner wird unterschieden, es bedeutet aber auch, dass solche komplexen Regelkombinationen immer seltener treffen.
+Das Fenster zum Erstellen der Regeln verfügt über 2 ergänzende Optionen, die über Check-Boxen aktiviert werden können:
+  - **Nur anwenden, wenn der Abwesenheitsassistent aktiv ist** - Damit können Sie dann durch die Hintertür doch Weiterleitungen im Falle von Abwesenheit realisieren. Vom Gebrauch dieser Möglichkeit raten wir allerdings ab. Eine Mail, die an Person A adressiert wird, hat im Postfach von Person B einfach nichts zu suchen.
+  - **Keine weiteren Regeln anwenden** - Damit wird die Abarbeitung eines Regelkatalogs abgebrochen, sowie eine Regel zutrifft. D.h. es werden in keinem Fall mehrere Regeln parallel ausgeführt, was meist eine gute Idee ist.
+Je nach Konfiguration des Kopano-Servers bzw. der Version der WebApp, können Sie Regeln außer für Ihr eigenes Postfach auch für andere Postfächer erstellen auf die Sie entsprechende Zugriffsberechtigungen haben.
+Experimentieren Sie ein wenig mit den Regeln um ein Gefühl für das System zu bekommen und seien Sie vorsichtig mit dem Löschen von Mails in Abhängigkeit von Bedingungen. Bei zu groben Bedingungen, gehen damit schnell auch wichtige Emails verloren.
+=== E-Mail-Signaturen einrichten ===
+Wie eingangs des Handbuchs bereits erwähnt, sind Email-Signaturen für Unternehmen und Organisationen verpflichtend. Sie können für Kopano beliebig viele Signaturen definieren und diese beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Mail auswählen. Sie können auch unabhängig voneinander für den Mail-Versand oder die Weiterleitung einer Mail Standard-Signaturen festlegen.
+Wechseln Sie zum Verfassen einer Signatur in die Einstellungen von Web- oder DeskApp und klicken Sie im Menü auf Mail und scrollen Sie im Hauptfenster ganz nach unten. Zum Anlegen einer neuen Signatur klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. In der Zeile „Name“ steht jetzt „Neue Signatur“, dies können Sie durch einen eigenen Namen ersetzen.
+Im Bereich darunter können Sie jetzt Ihre Signatur verfassen. Speichern Sie sie im Anschluss daran mit der gleichnamigen Schaltfläche.
+Jetzt können Sie diese Signatur zuordnen. Sie haben dafür zwei Möglichkeiten:
+  * **Signatur für neue Nachrichten** – Die hier zugeordnete Signatur wird automatisch an jede Neue Email-Angehängt. Dabei spielt das Postfach aus dem heraus Sie eine Mail versenden keine Rolle.
+  * **Signatur für Antworten und Weiterleitungen** – Die hier gewählte Signatur wird automatisch an weiterzuleitende oder zu beantwortende Emails angehangen. Signaturen für diesen Zweck werden im Allgemeinen kürzer gehalten als die primäre Signatur.
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