Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 11:48]
flacco [Terminplanung]
+++ invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 17:13]
flacco [Übersicht über einfache Plugins]
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 Sie sollten sich bei der Aufgabenzuweisung also auf lokale Team-Mitglieder beschränken.
+==== E-Mail mit Kopano ====
+=== Wiedervorlage und Kategorien ===
+=== Kopano Regeln – Emails automatisch filtern ===
+Wie jeder vernünftige Mail-Client beherrscht auch Kopano den Umgang mit Filtern, hier (wie auch in Exchange) "Regeln" genannt. Von Vorteil ist, dass diese Regeln Server-seitig ausgeführt werden und damit auch dann angewendet werden, wenn Sie nicht an Kopano angemeldet sind. Sie funktionieren also auch unabhängig davon, welchen Mail-Client Sie gerade verwenden.
+Mit Regeln können Sie beispielsweise veranlassen, dass Emails eines bestimmten Absenders immer in einen bestimmten Mailordner verschoben werden, oder Sie können Regeln aufstellen um allzu offensichtliche Spam-Emails sofort gelöscht werden.
+Um eine neue Regel anzulegen klicken Sie in Desk- oder WebApp auf Einstellungen und dann im Menü auf den Punkt "Regeln". Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neu", es öffnet sich das Fenster zum Anlegen der Regel.
+Eine Regel besteht immer aus Ihrem Namen, einer oder mehreren Bedingungen und einer  oder mehreren Aktionen. Weiterhin können Sie festlegen, das bei "Erfolg", keine weitere Regel ausgeführt werden soll.
+Somit folgen Regeln dem einfachen Schema: „Wenn Bedingung, dann Aktion“. Werden mehrere Bedingungen und Aktionen definiert gilt: "Wenn Bedingung 1 und Bedingung 2 und …, dann Aktion 1 und Aktion 2 und ...". D.h. je mehr Bedingungen Sie miteinander kombinieren, desto feiner wird unterschieden, es bedeutet aber auch, dass solche komplexen Regelkombinationen immer seltener treffen.
+Das Fenster zum Erstellen der Regeln verfügt über 2 ergänzende Optionen, die über Check-Boxen aktiviert werden können:
+  - **Nur anwenden, wenn der Abwesenheitsassistent aktiv ist** - Damit können Sie dann durch die Hintertür doch Weiterleitungen im Falle von Abwesenheit realisieren. Vom Gebrauch dieser Möglichkeit raten wir allerdings ab. Eine Mail, die an Person A adressiert wird, hat im Postfach von Person B einfach nichts zu suchen.
+  - **Keine weiteren Regeln anwenden** - Damit wird die Abarbeitung eines Regelkatalogs abgebrochen, sowie eine Regel zutrifft. D.h. es werden in keinem Fall mehrere Regeln parallel ausgeführt, was meist eine gute Idee ist.
+Je nach Konfiguration des Kopano-Servers bzw. der Version der WebApp, können Sie Regeln außer für Ihr eigenes Postfach auch für andere Postfächer erstellen auf die Sie entsprechende Zugriffsberechtigungen haben.
+Experimentieren Sie ein wenig mit den Regeln um ein Gefühl für das System zu bekommen und seien Sie vorsichtig mit dem Löschen von Mails in Abhängigkeit von Bedingungen. Bei zu groben Bedingungen, gehen damit schnell auch wichtige Emails verloren.
+=== E-Mail-Signaturen einrichten ===
+Wie eingangs des Handbuchs bereits erwähnt, sind Email-Signaturen für Unternehmen und Organisationen verpflichtend. Sie können für Kopano beliebig viele Signaturen definieren und diese beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Mail auswählen. Sie können auch unabhängig voneinander für den Mail-Versand oder die Weiterleitung einer Mail Standard-Signaturen festlegen.
+Wechseln Sie zum Verfassen einer Signatur in die Einstellungen von Web- oder DeskApp und klicken Sie im Menü auf Mail und scrollen Sie im Hauptfenster ganz nach unten. Zum Anlegen einer neuen Signatur klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". In der Zeile "Name" steht jetzt "Neue Signatur", dies können Sie durch einen eigenen Namen ersetzen.
+Im Bereich darunter können Sie jetzt Ihre Signatur verfassen. Speichern Sie sie im Anschluss daran mit der gleichnamigen Schaltfläche.
+Jetzt können Sie diese Signatur zuordnen. Sie haben dafür zwei Möglichkeiten:
+  * **Signatur für neue Nachrichten** – Die hier zugeordnete Signatur wird automatisch an jede Neue Email-Angehängt. Dabei spielt das Postfach aus dem heraus Sie eine Mail versenden keine Rolle.
+  * **Signatur für Antworten und Weiterleitungen** – Die hier gewählte Signatur wird automatisch an weiterzuleitende oder zu beantwortende Emails angehangen. Signaturen für diesen Zweck werden im Allgemeinen kürzer gehalten als die primäre Signatur.
+Haben Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen, aktivieren Sie sie mit der Schaltfläche "Anwenden".
+==== Kopano-Erweiterungen (Extensions) ====
+Im Rahmen der Kopano Installation auf einem invis-Server werden einige nützliche Kopano-Extensions mit installiert. Dies beschränkt sich auf kostenfreie Erweiterungen. Ungeachtet dessen werden hier auch kostenpflichtige Erweiterungen beschrieben. Eingangs jedes jeweiligen Kapitels steht, ob es sich um ein kostenfreies bzw. kostenpflichtiges Plugin handelt.
+//**Hinweis:** Kopano-Erweiterungen können lediglich mit den Kopano-eigenen Clients, also der Web- bzw. der DeskApp zur Verfügung. Für Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird stehen diese Erweiterungen nicht zur Verfügung.//
+Es werden hier sicher auch nicht alle verfügbaren bzw. vorinstallierten Plugins vollständig beschrieben. Wir beschränken uns auf die wichtigsten.
+=== Erweiterungen aktivieren und deaktivieren ===
+Auf invis-Serven sind zunächst einige der installierten Plugins von vorne herein aktiviert, andere sind deaktiviert. Ungeachtet dessen können Sie persönlich entscheiden, ob Sie sie nutzen möchten oder nicht. Sie können die Erweiterungen, im Kontext von Web- und DeskApp "Plugins" genannt selbständig aktivieren oder deaktivieren.
+Klicken Sie dazu oben rechts im Hauptfenster von Desk- oder WebApp auf "Einstellungen". Links im Menü finden Sie den Punkt "Plugins", klicken Sie den Eintrag an und Kopano zeigt Ihnen eine Übersicht über alle installierten Plugins. Sie können diese einzeln durch Anklicken der zugehörigen Checkbox aktivieren oder deaktivieren.
+Um Ihre Einstellungen zu übernehmen müssen Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken. In aller Regel muss der Kopano-Client neu geladen werden. Achten Sie darauf, dass sie keine ungespeicherten Daten geöffnet haben, also nicht gerade damit beschäftigt sind eine E-Mail zu verfassen oder einen Termin anzulegen. Diese Daten würden Sie beim Neuladen des Clients verlieren.
+=== Übersicht über einfache Plugins ===
+Ein Reihe der installierten Plugins bedürfen keiner umfangreichen Erläuterungen. Wir beschränken uns hier also darauf diese Plugins lediglich mit Ihrer Funktion zu erwähnen. Alles andere finden Sie durch ausprobieren sicherlich auch selbst heraus.
+  * **Desktop Notifications Plugin** -- Dieses Plugin zeigt Ihnen am Desktop an, wenn eine neue Email eingegangen ist. Konfigurieren können Sie es über Einstellungen → "Desktop Notifications"
+  * **File Viewer Plugin** -- (Ist nicht mehr in der Webapp enthalten) Dabei handelt es sich um einen schnellen Dateibetrachter. Er zeigt Ihnen den Inhalt von Email-Anhängen an. Der "File Viewer" kennt einige Dateiformate, darunter vor allem PDF und einige Bildformate. Klicken Sie auf einen Anhang den der Viewer erkennt wird der Inhalt sofort in einem eigenen Fenster angezeigt. Der Vorzug des Viewers ist seine Geschwindigkeit, beim Drucken hingegen neigt er eher dazu Probleme zu machen. Wenn Sie einen Anhang drucken möchten, speichern Sie ihn einfach zuerst auf Ihrem PC ab.
+  * **Google Maps** -- Dieses Plugin blendet in Ihrem Adressbuch einen Reiter namens "Karte" ein. Wenn Sie zu einem Kontakt eine vollständige Adresse eingegeben haben, können Sie sich diese in über den Reiter Karte als Google Maps Eintrag anzeigen lassen. Diese Funktion muss Server-seitig erst aktiviert werden, es wird dazu ein Google-Account benötigt. Datenschutzrechtlich ist dieses Plugin nicht unbedenklich.
+  * **Spellchecker** -- Dabei handelt es sich um die Rechtschreibprüfung von Kopano.
+  * **WebApp Manual** -- Dieses Plugin blendet oben rechts im Fenster den Eintrag "Hilfe" ein. Über diesen Link können Sie kontextbezogen auf die Dokumentation zur Kopano-WebApp im Internet zugreifen. Das Handbuch ist jedoch ausschließlich in englischer Sprache verfügbar.
+  * **Intranet** -- Dieses Plugin ermöglicht es Web-Seiten oder Web-Applikationen innerhalb der WebApp zu öffnen. Ist es aktiv, tauchen im Hauptmenü beispielhaft die Einträge "kopano.com" und "kopano.io" als Links zu den Internetseiten von Kopano auf. Es ist allerdings nur dem Administrator des Systems möglich Seiten oder Applikationen einzubetten.
+  * **Kontakt Fax** -- Diese Plugin soll es ermöglichen beim Erstellen einer Email die Fax-Nummer des Kontaktes im "An" Feld einzutragen. Möglicherweise zur Nutzung eine Mail-to-Fax Dienstes gedacht. Leider konnten wir auch diese Funktion bisher nicht erfolgreich nachvollziehen.
+  * **Persönlicher Inbox Manager** -- Dieses Plugin erlaubt ihnen einen Ordner zu definieren, den Sie als Ablage-Ort für Emails bevorzugen. Unterhalb der Tabelle zum Aktivieren/Deaktivieren der Erweiterungen können Sie einen solchen Ordner festlegen. Haben Sie die getan erscheint an unterschiedlichen Stellen im Kopano-Email Client ein kleines Symbol. Durch anklicken des Symbols können Sie die gerade markierte Mail direkt in den festgelegten Ordner verschieben.
+  * **Ungelesene Nachrichten Zähler** -- Dieses Plugin sorgt dafür, dass bereits im Seitentitel des Browsers bzw. in einem Browser-Tab die Anzahl der ungelesenen Mails in Ihrem Postfach anzuzeigen.
+Es ist möglich, dass wir an der Liste der vorinstallierten Plugins immer wieder Veränderungen vornehmen. Sollte in Ihrer Liste etwas Neues auftauchen, was hier nicht erwähnt wird, sprechen Sie uns an.
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