Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 16:51]
flacco [E-Mail-Signaturen einrichten]
+++ invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 17:18]
flacco [S/MIME Plugin]
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 Wie eingangs des Handbuchs bereits erwähnt, sind Email-Signaturen für Unternehmen und Organisationen verpflichtend. Sie können für Kopano beliebig viele Signaturen definieren und diese beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer Mail auswählen. Sie können auch unabhängig voneinander für den Mail-Versand oder die Weiterleitung einer Mail Standard-Signaturen festlegen.
-Wechseln Sie zum Verfassen einer Signatur in die Einstellungen von Web- oder DeskApp und klicken Sie im Menü auf Mail und scrollen Sie im Hauptfenster ganz nach unten. Zum Anlegen einer neuen Signatur klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. In der Zeile „Name“ steht jetzt „Neue Signatur“, dies können Sie durch einen eigenen Namen ersetzen.
+Wechseln Sie zum Verfassen einer Signatur in die Einstellungen von Web- oder DeskApp und klicken Sie im Menü auf Mail und scrollen Sie im Hauptfenster ganz nach unten. Zum Anlegen einer neuen Signatur klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". In der Zeile "Name" steht jetzt "Neue Signatur", dies können Sie durch einen eigenen Namen ersetzen.
 Im Bereich darunter können Sie jetzt Ihre Signatur verfassen. Speichern Sie sie im Anschluss daran mit der gleichnamigen Schaltfläche.
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   * **Signatur für neue Nachrichten** – Die hier zugeordnete Signatur wird automatisch an jede Neue Email-Angehängt. Dabei spielt das Postfach aus dem heraus Sie eine Mail versenden keine Rolle.
   * **Signatur für Antworten und Weiterleitungen** – Die hier gewählte Signatur wird automatisch an weiterzuleitende oder zu beantwortende Emails angehangen. Signaturen für diesen Zweck werden im Allgemeinen kürzer gehalten als die primäre Signatur.
+Haben Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen, aktivieren Sie sie mit der Schaltfläche "Anwenden".
+==== Kopano-Erweiterungen (Extensions) ====
+Im Rahmen der Kopano Installation auf einem invis-Server werden einige nützliche Kopano-Extensions mit installiert. Dies beschränkt sich auf kostenfreie Erweiterungen. Ungeachtet dessen werden hier auch kostenpflichtige Erweiterungen beschrieben. Eingangs jedes jeweiligen Kapitels steht, ob es sich um ein kostenfreies bzw. kostenpflichtiges Plugin handelt.
+//**Hinweis:** Kopano-Erweiterungen können lediglich mit den Kopano-eigenen Clients, also der Web- bzw. der DeskApp zur Verfügung. Für Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird stehen diese Erweiterungen nicht zur Verfügung.//
+Es werden hier sicher auch nicht alle verfügbaren bzw. vorinstallierten Plugins vollständig beschrieben. Wir beschränken uns auf die wichtigsten.
+=== Erweiterungen aktivieren und deaktivieren ===
+Auf invis-Serven sind zunächst einige der installierten Plugins von vorne herein aktiviert, andere sind deaktiviert. Ungeachtet dessen können Sie persönlich entscheiden, ob Sie sie nutzen möchten oder nicht. Sie können die Erweiterungen, im Kontext von Web- und DeskApp "Plugins" genannt selbständig aktivieren oder deaktivieren.
+Klicken Sie dazu oben rechts im Hauptfenster von Desk- oder WebApp auf "Einstellungen". Links im Menü finden Sie den Punkt "Plugins", klicken Sie den Eintrag an und Kopano zeigt Ihnen eine Übersicht über alle installierten Plugins. Sie können diese einzeln durch Anklicken der zugehörigen Checkbox aktivieren oder deaktivieren.
+Um Ihre Einstellungen zu übernehmen müssen Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken. In aller Regel muss der Kopano-Client neu geladen werden. Achten Sie darauf, dass sie keine ungespeicherten Daten geöffnet haben, also nicht gerade damit beschäftigt sind eine E-Mail zu verfassen oder einen Termin anzulegen. Diese Daten würden Sie beim Neuladen des Clients verlieren.
+=== Übersicht über einfache Plugins ===
+Ein Reihe der installierten Plugins bedürfen keiner umfangreichen Erläuterungen. Wir beschränken uns hier also darauf diese Plugins lediglich mit Ihrer Funktion zu erwähnen. Alles andere finden Sie durch ausprobieren sicherlich auch selbst heraus.
+  * **Desktop Notifications Plugin** -- Dieses Plugin zeigt Ihnen am Desktop an, wenn eine neue Email eingegangen ist. Konfigurieren können Sie es über Einstellungen → "Desktop Notifications"
+  * **File Viewer Plugin** -- (Ist nicht mehr in der Webapp enthalten) Dabei handelt es sich um einen schnellen Dateibetrachter. Er zeigt Ihnen den Inhalt von Email-Anhängen an. Der "File Viewer" kennt einige Dateiformate, darunter vor allem PDF und einige Bildformate. Klicken Sie auf einen Anhang den der Viewer erkennt wird der Inhalt sofort in einem eigenen Fenster angezeigt. Der Vorzug des Viewers ist seine Geschwindigkeit, beim Drucken hingegen neigt er eher dazu Probleme zu machen. Wenn Sie einen Anhang drucken möchten, speichern Sie ihn einfach zuerst auf Ihrem PC ab.
+  * **Google Maps** -- Dieses Plugin blendet in Ihrem Adressbuch einen Reiter namens "Karte" ein. Wenn Sie zu einem Kontakt eine vollständige Adresse eingegeben haben, können Sie sich diese in über den Reiter Karte als Google Maps Eintrag anzeigen lassen. Diese Funktion muss Server-seitig erst aktiviert werden, es wird dazu ein Google-Account benötigt. Datenschutzrechtlich ist dieses Plugin nicht unbedenklich.
+  * **Spellchecker** -- Dabei handelt es sich um die Rechtschreibprüfung von Kopano.
+  * **WebApp Manual** -- Dieses Plugin blendet oben rechts im Fenster den Eintrag "Hilfe" ein. Über diesen Link können Sie kontextbezogen auf die Dokumentation zur Kopano-WebApp im Internet zugreifen. Das Handbuch ist jedoch ausschließlich in englischer Sprache verfügbar.
+  * **Intranet** -- Dieses Plugin ermöglicht es Web-Seiten oder Web-Applikationen innerhalb der WebApp zu öffnen. Ist es aktiv, tauchen im Hauptmenü beispielhaft die Einträge "kopano.com" und "kopano.io" als Links zu den Internetseiten von Kopano auf. Es ist allerdings nur dem Administrator des Systems möglich Seiten oder Applikationen einzubetten.
+  * **Kontakt Fax** -- Diese Plugin soll es ermöglichen beim Erstellen einer Email die Fax-Nummer des Kontaktes im "An" Feld einzutragen. Möglicherweise zur Nutzung eine Mail-to-Fax Dienstes gedacht. Leider konnten wir auch diese Funktion bisher nicht erfolgreich nachvollziehen.
+  * **Persönlicher Inbox Manager** -- Dieses Plugin erlaubt ihnen einen Ordner zu definieren, den Sie als Ablage-Ort für Emails bevorzugen. Unterhalb der Tabelle zum Aktivieren/Deaktivieren der Erweiterungen können Sie einen solchen Ordner festlegen. Haben Sie die getan erscheint an unterschiedlichen Stellen im Kopano-Email Client ein kleines Symbol. Durch anklicken des Symbols können Sie die gerade markierte Mail direkt in den festgelegten Ordner verschieben.
+  * **Ungelesene Nachrichten Zähler** -- Dieses Plugin sorgt dafür, dass bereits im Seitentitel des Browsers bzw. in einem Browser-Tab die Anzahl der ungelesenen Mails in Ihrem Postfach anzuzeigen.
+Es ist möglich, dass wir an der Liste der vorinstallierten Plugins immer wieder Veränderungen vornehmen. Sollte in Ihrer Liste etwas Neues auftauchen, was hier nicht erwähnt wird, sprechen Sie uns an.
+=== S/MIME Plugin ===
+//**Hinweis:** Die Kopano S/MIME Erweiterung ist kostenfrei.//
+Eine einfache Email besitzt, anders als etwa ein Fax, keinen Dokumentenstatus. Begründet liegt das darin, dass eine Email auf dem Weg vom Absender zum Empfänger manipuliert oder zumindest mitgelesen werden kann. Auch ist es ohne großen Aufwand möglich Emails mit falscher Absenderadresse zu versenden. Der Empfänger kann sich schlicht nicht sicher sein, dass die Email die er in seinem Posteingang vorfindet "echt" und/oder unverändert ist.
+Mit S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) und PGP (Pretty Good Privacy) gibt es bereits seit langem Methoden dies zu ändern. Beide Methoden sind dazu geeignet dem Empfänger einer Mail die Authentizität der Mail bzw. die Identität des Absenders zu versichern und optional die Email an sich für ihre Übertragung durch das "unsichere" Internet zu verschlüsseln. Die Verschlüsselung garantiert dabei zusätzlich die Integrität der Mail, sie kann also auf dem Übertragungsweg nicht verändert worden sein.
+Leider scheitert die Nutzung dieser an sich mehr als sinnvollen Techniken daran, dass sie einerseits dem Anwender zu kompliziert erscheinen und zum anderen daran, dass nicht alle Mail-Programme beide Systeme unterstützen.
+Bei Kopano wurde entschieden sich an den Fähigkeiten von Outlook zu orientieren, entsprechend wird (derzeit) lediglich das S/MIME Verfahren unterstützt. Nachteilig daran ist, dass es pro Email-Adresse ein in der Regel kostenpflichtiges Sicherheitszertifikat voraussetzt.
+Hier ein paar Beispiele für Anbieter von entsprechenden Sicherheitszertifikaten:
+      * [[https://www.psw-group.de/smime]] – Anbieter: PSW Group (kostenpflichtig)
+      * [[https://www.s-trust.de/index.htm]] – Anbieter: Sparkasse (kostenpflichtig)
+      * [[https://www.comodo.com/home/email-security/free-email-certificate.php]] – Anbieter: Comodo (kostenfrei) Leider werden die kostenfreien Comodo-Zertifikate nicht von jedem Mail-Programm akzeptiert. Es kann also beim Empfänger damit zu Validierungsfehlern kommen.
+      * [[https://ssl.comodo.com/personal-authentication.php]] – Anbieter: Comodo (kostenpflichtig)
+Kostenfreie Angebote richten sich in aller Regel an private Nutzer, stehen also für gewerbliche Zwecke nicht zur Verfügung.
+Für die nachfolgenden Erläuterungen wird davon ausgegangen, dass Sie bereits ein Zertifikat erworben haben.
+Haben Sie ein Sicherheitszertifikat in Händen, liegt dies in der Regel als Passwort-geschützte PKCS#12 Datei vor.
+Zum Import der Datei wechseln Sie in die Einstellungen der Web- oder DeskApp und klicken Sie im Navigationsmenü auf den Eintrag „S/MIME“. Das Hauptfenster ist in drei Bereiche unterteilt, der mittlere davon ist mit „Zertifikat  hochladen“ betitelt. Klicken Sie dort zunächst auf die Schaltfläche „Auswählen“ und wählen sie dort die auf „.p12“ endende Datei die Ihr Zertifikat enthält aus. Geben Sie in der nachfolgenden Eingabezeile das zugehörige Passwort ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Hochladen“.
+Kopano installiert jetzt die ausgewählte Datei. Dabei werden die im P12-Kontainer enthaltenen Dateien ausgepackt und für die spätere Verwendung hinterlegt. Ist dies erfolgreich verlaufen, sehen Sie im unteren Abschnitt des Hauptfensters zwei Einträge. Dabei handelt es sich einmal um den „privaten Schlüssel“ des Zertifikates und einmal um die Kombination aus öffentlichem Schlüssel und dem Zertifikat (eine Art Beglaubigung) selbst. Beide Schlüssel zusammen werden als „Schlüsselpaar“ bezeichnet.
+Im oberen Abschnitt können Sie das Passwort des importierten Schlüssels bei Bedarf ändern. Machen Sie es sich dabei aber bitte nicht zu einfach, schließlich dient das ganze als eine Art Ausweis.
+Alles Weitere läuft jetzt in der Email-Komponente Ihres Kopano-Clients ab.
+Im Fenster zum Verfassen einer neuen Email, sehen sie jetzt ab sofort zwei neue Schaltflächen „Signieren“ und „Verschlüsseln“ in der Steuerleiste des Fensters:
 ===== ownCloud =====