Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 16:53]
flacco [E-Mail-Signaturen einrichten]
+++ invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/15 17:42]
flacco [Files Plugin]
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 Haben Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen, aktivieren Sie sie mit der Schaltfläche "Anwenden".
+==== Kopano-Erweiterungen (Extensions) ====
+Im Rahmen der Kopano Installation auf einem invis-Server werden einige nützliche Kopano-Extensions mit installiert. Dies beschränkt sich auf kostenfreie Erweiterungen. Ungeachtet dessen werden hier auch kostenpflichtige Erweiterungen beschrieben. Eingangs jedes jeweiligen Kapitels steht, ob es sich um ein kostenfreies bzw. kostenpflichtiges Plugin handelt.
+//**Hinweis:** Kopano-Erweiterungen können lediglich mit den Kopano-eigenen Clients, also der Web- bzw. der DeskApp zur Verfügung. Für Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird stehen diese Erweiterungen nicht zur Verfügung.//
+Es werden hier sicher auch nicht alle verfügbaren bzw. vorinstallierten Plugins vollständig beschrieben. Wir beschränken uns auf die wichtigsten.
+=== Erweiterungen aktivieren und deaktivieren ===
+Auf invis-Serven sind zunächst einige der installierten Plugins von vorne herein aktiviert, andere sind deaktiviert. Ungeachtet dessen können Sie persönlich entscheiden, ob Sie sie nutzen möchten oder nicht. Sie können die Erweiterungen, im Kontext von Web- und DeskApp "Plugins" genannt selbständig aktivieren oder deaktivieren.
+Klicken Sie dazu oben rechts im Hauptfenster von Desk- oder WebApp auf "Einstellungen". Links im Menü finden Sie den Punkt "Plugins", klicken Sie den Eintrag an und Kopano zeigt Ihnen eine Übersicht über alle installierten Plugins. Sie können diese einzeln durch Anklicken der zugehörigen Checkbox aktivieren oder deaktivieren.
+Um Ihre Einstellungen zu übernehmen müssen Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Übernehmen" klicken. In aller Regel muss der Kopano-Client neu geladen werden. Achten Sie darauf, dass sie keine ungespeicherten Daten geöffnet haben, also nicht gerade damit beschäftigt sind eine E-Mail zu verfassen oder einen Termin anzulegen. Diese Daten würden Sie beim Neuladen des Clients verlieren.
+=== Übersicht über einfache Plugins ===
+Ein Reihe der installierten Plugins bedürfen keiner umfangreichen Erläuterungen. Wir beschränken uns hier also darauf diese Plugins lediglich mit Ihrer Funktion zu erwähnen. Alles andere finden Sie durch ausprobieren sicherlich auch selbst heraus.
+  * **Desktop Notifications Plugin** -- Dieses Plugin zeigt Ihnen am Desktop an, wenn eine neue Email eingegangen ist. Konfigurieren können Sie es über Einstellungen → "Desktop Notifications"
+  * **File Viewer Plugin** -- (Ist nicht mehr in der Webapp enthalten) Dabei handelt es sich um einen schnellen Dateibetrachter. Er zeigt Ihnen den Inhalt von Email-Anhängen an. Der "File Viewer" kennt einige Dateiformate, darunter vor allem PDF und einige Bildformate. Klicken Sie auf einen Anhang den der Viewer erkennt wird der Inhalt sofort in einem eigenen Fenster angezeigt. Der Vorzug des Viewers ist seine Geschwindigkeit, beim Drucken hingegen neigt er eher dazu Probleme zu machen. Wenn Sie einen Anhang drucken möchten, speichern Sie ihn einfach zuerst auf Ihrem PC ab.
+  * **Google Maps** -- Dieses Plugin blendet in Ihrem Adressbuch einen Reiter namens "Karte" ein. Wenn Sie zu einem Kontakt eine vollständige Adresse eingegeben haben, können Sie sich diese in über den Reiter Karte als Google Maps Eintrag anzeigen lassen. Diese Funktion muss Server-seitig erst aktiviert werden, es wird dazu ein Google-Account benötigt. Datenschutzrechtlich ist dieses Plugin nicht unbedenklich.
+  * **Spellchecker** -- Dabei handelt es sich um die Rechtschreibprüfung von Kopano.
+  * **WebApp Manual** -- Dieses Plugin blendet oben rechts im Fenster den Eintrag "Hilfe" ein. Über diesen Link können Sie kontextbezogen auf die Dokumentation zur Kopano-WebApp im Internet zugreifen. Das Handbuch ist jedoch ausschließlich in englischer Sprache verfügbar.
+  * **Intranet** -- Dieses Plugin ermöglicht es Web-Seiten oder Web-Applikationen innerhalb der WebApp zu öffnen. Ist es aktiv, tauchen im Hauptmenü beispielhaft die Einträge "kopano.com" und "kopano.io" als Links zu den Internetseiten von Kopano auf. Es ist allerdings nur dem Administrator des Systems möglich Seiten oder Applikationen einzubetten.
+  * **Kontakt Fax** -- Diese Plugin soll es ermöglichen beim Erstellen einer Email die Fax-Nummer des Kontaktes im "An" Feld einzutragen. Möglicherweise zur Nutzung eine Mail-to-Fax Dienstes gedacht. Leider konnten wir auch diese Funktion bisher nicht erfolgreich nachvollziehen.
+  * **Persönlicher Inbox Manager** -- Dieses Plugin erlaubt ihnen einen Ordner zu definieren, den Sie als Ablage-Ort für Emails bevorzugen. Unterhalb der Tabelle zum Aktivieren/Deaktivieren der Erweiterungen können Sie einen solchen Ordner festlegen. Haben Sie die getan erscheint an unterschiedlichen Stellen im Kopano-Email Client ein kleines Symbol. Durch anklicken des Symbols können Sie die gerade markierte Mail direkt in den festgelegten Ordner verschieben.
+  * **Ungelesene Nachrichten Zähler** -- Dieses Plugin sorgt dafür, dass bereits im Seitentitel des Browsers bzw. in einem Browser-Tab die Anzahl der ungelesenen Mails in Ihrem Postfach anzuzeigen.
+Es ist möglich, dass wir an der Liste der vorinstallierten Plugins immer wieder Veränderungen vornehmen. Sollte in Ihrer Liste etwas Neues auftauchen, was hier nicht erwähnt wird, sprechen Sie uns an.
+=== S/MIME Plugin ===
+//**Hinweis:** Die Kopano S/MIME Erweiterung ist kostenfrei.//
+Eine einfache Email besitzt, anders als etwa ein Fax, keinen Dokumentenstatus. Begründet liegt das darin, dass eine Email auf dem Weg vom Absender zum Empfänger manipuliert oder zumindest mitgelesen werden kann. Auch ist es ohne großen Aufwand möglich Emails mit falscher Absenderadresse zu versenden. Der Empfänger kann sich schlicht nicht sicher sein, dass die Email die er in seinem Posteingang vorfindet "echt" und/oder unverändert ist.
+Mit S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions) und PGP (Pretty Good Privacy) gibt es bereits seit langem Methoden dies zu ändern. Beide Methoden sind dazu geeignet dem Empfänger einer Mail die Authentizität der Mail bzw. die Identität des Absenders zu versichern und optional die Email an sich für ihre Übertragung durch das "unsichere" Internet zu verschlüsseln. Die Verschlüsselung garantiert dabei zusätzlich die Integrität der Mail, sie kann also auf dem Übertragungsweg nicht verändert worden sein.
+Leider scheitert die Nutzung dieser an sich mehr als sinnvollen Techniken daran, dass sie einerseits dem Anwender zu kompliziert erscheinen und zum anderen daran, dass nicht alle Mail-Programme beide Systeme unterstützen.
+Bei Kopano wurde entschieden sich an den Fähigkeiten von Outlook zu orientieren, entsprechend wird (derzeit) lediglich das S/MIME Verfahren unterstützt. Nachteilig daran ist, dass es pro Email-Adresse ein in der Regel kostenpflichtiges Sicherheitszertifikat voraussetzt.
+Hier ein paar Beispiele für Anbieter von entsprechenden Sicherheitszertifikaten:
+      * [[https://www.psw-group.de/smime]] – Anbieter: PSW Group (kostenpflichtig)
+      * [[https://www.s-trust.de/index.htm]] – Anbieter: Sparkasse (kostenpflichtig)
+      * [[https://www.comodo.com/home/email-security/free-email-certificate.php]] – Anbieter: Comodo (kostenfrei) Leider werden die kostenfreien Comodo-Zertifikate nicht von jedem Mail-Programm akzeptiert. Es kann also beim Empfänger damit zu Validierungsfehlern kommen.
+      * [[https://ssl.comodo.com/personal-authentication.php]] – Anbieter: Comodo (kostenpflichtig)
+Kostenfreie Angebote richten sich in aller Regel an private Nutzer, stehen also für gewerbliche Zwecke nicht zur Verfügung.
+Für die nachfolgenden Erläuterungen wird davon ausgegangen, dass Sie bereits ein Zertifikat erworben haben.
+Haben Sie ein Sicherheitszertifikat in Händen, liegt dies in der Regel als Passwort-geschützte PKCS#12 Datei vor.
+Zum Import der Datei wechseln Sie in die Einstellungen der Web- oder DeskApp und klicken Sie im Navigationsmenü auf den Eintrag "S/MIME". Das Hauptfenster ist in drei Bereiche unterteilt, der mittlere davon ist mit "Zertifikat hochladen" betitelt. Klicken Sie dort zunächst auf die Schaltfläche "Auswählen" und wählen sie dort die auf ".p12" endende Datei die Ihr Zertifikat enthält aus. Geben Sie in der nachfolgenden Eingabezeile das zugehörige Passwort ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Hochladen".
+Kopano installiert jetzt die ausgewählte Datei. Dabei werden die im P12-Kontainer enthaltenen Dateien ausgepackt und für die spätere Verwendung hinterlegt. Ist dies erfolgreich verlaufen, sehen Sie im unteren Abschnitt des Hauptfensters zwei Einträge. Dabei handelt es sich einmal um den "privaten Schlüssel" des Zertifikates und einmal um die Kombination aus öffentlichem Schlüssel und dem Zertifikat (eine Art Beglaubigung) selbst. Beide Schlüssel zusammen werden als "Schlüsselpaar" bezeichnet.
+Im oberen Abschnitt können Sie das Passwort des importierten Schlüssels bei Bedarf ändern. Machen Sie es sich dabei aber bitte nicht zu einfach, schließlich dient das ganze als eine Art Ausweis.
+Alles Weitere läuft jetzt in der Email-Komponente Ihres Kopano-Clients ab.
+Im Fenster zum Verfassen einer neuen Email, sehen sie jetzt ab sofort zwei neue Schaltflächen "Signieren" und "Verschlüsseln" in der Steuerleiste des Fensters:
+**...Grafik...**
+Dabei bedeutet "Signieren", dass der Empfänger eine quasi beglaubigte Email erhält. Die Beglaubigung in Form einer Signatur ist nur dem Inhaber des Zertifikates möglich, damit wird eine Fälschung der Absenderadresse ausgeschlossen. Der Empfänger kann sich also sicher sein, dass die von Ihnen empfangene Mail auch tatsächlich von Ihnen kommt.
+Mit der Signatur wird beim Versand der Mail auch der öffentliche Schlüssel Ihres Schlüsselpaares an den Empfänger der Mail übermittelt.
+Um eine Email-Verschlüsselt zu versenden wird immer der öffentliche Schlüssel des Gegenübers benötigt. D.h. Sie können nicht unmittelbar Emails verschlüsselt an X-beliebige Kommunikationspartner versenden. Liegt Ihnen der jeweilige öffentliche Schlüssel nicht vor quittiert Kopano den Versuch eine verschlüsselte Email zu versenden mit einer entsprechenden Fehlermeldung.
+**...Grafik...**
+Erst nachdem Sie sich mit einem Kommunikationspartner untereinander signierte Emails gesendet haben, sind Sie in der Lage diesem auch verschlüsselte Nachrichten zu senden.
+Jedes Mal wenn Sie eine Nachricht signieren möchten, fragt Kopano nach dem Passwort Ihres privaten Schlüssels. Dies dient dazu die missbräuchliche Nutzung des Schlüssels zu verhindern. Schließlich möchten Sie durch S/MIME verhindern, dass sich Dritte für Sie ausgeben.
+Haben Sie bereits von Dritten signierte Emails Empfangen und Kopano hat die Zertifikate dieser Signaturen akzeptiert, können Sie in den Einstellungen des S/MIME Plugins die zugehörigen Zertifikate der Absender einsehen.
+=== Mobile Device Management Plugin ===
+//**Hinweis:** Die Kopano MDM Erweiterung ist kostenfrei.//
+Eine der sehr praktischen Dinge, die eine Groupware wie Kopano mit sich bringt ist natürlich die Synchronisation von Smartphones, Tabletts oder auch Outlook ab Version 2013 per ActiveSync.
+Die Praxis zeigt jedoch, dass gerade Smartphones nicht ewig halten oder schlimmer verloren gehen und auch die Synchronisation gelegentlich Probleme macht. In all diesen Fällen ist ein Eingreifen erforderlich. Damit der Anwender selbst die Kontrolle über seine Geräte behält bietet die MDM-Erweiterung von Kopano dem Anwender ein Werkzeug zur Verwaltung seiner Geräte.
+Zur Liste aller mit Ihrem Kopano-Konto verbundenen ActiveSync-Clients gelangen Sie über "Einstellungen" unter dem Menüeintrag "MDM".
+Obiges Beispiel zeigt deutlich, dass nicht nur mobile Endgeräte in der Liste auftauchen, sondern auch verschiedene Programme, die sich direkt per ActiveSync mit Kopano verbinden. Darunter in meinem Fall zum Beispiel Outlook oder auch das Thunderbird "tzpush" Plugin.
+Für alle Einträge der Liste haben sie über entsprechende Schaltflächen mehrere Möglichkeiten der Kontrolle.
+**...Grafik...**
+  * **Wipe Device** – Die gefährliche Option. Damit es es möglich im Falle des Verlusts eines Gerätes von diesem alle persönlichen Daten zu löschen. Das Löschen ist vollständig, d.h. das Gerät wird in den Auslieferungszustand versetzt. Nutzen Sie  diese Funktion auf jeden Fall nur dann, wenn Sie sich sicher sind, dass Ihnen Ihr Gerät gestohlen wurde oder es auf andere Art unwiederbringlich abhanden gekommen ist.
+  * **Full Resync** – Nutzen Sie diese Funktion um eine neue vollständige Synchronisation des ActiveSync Kontos anzustoßen. Sinnvoll ist dies, wenn es bei der Synchronisation Probleme gibt. Gelingt die Resynchronisation nicht, wenden Sie sich an den Administrator Ihres Servers, ein bisschen Geduld sollten Sie jedoch für die Resynchronisation aufbringen.
+  * **Remove Device** – Löscht das zur aktuellen Kopano-Anmeldung gehörige ActiveSync Konto auf dem Gerät. Zum erneuten Verbinden müssen Sie dort das Konto neu anlegen.
+  * **Refresh** – Aktualisiert lediglich den Status des Gerätes in der Liste.
+Um eine der Funktionen zu nutzen klicken Sie das gewünschte Gerät in der Liste an und dann auf die entsprechende Schaltfläche.
+=== Files Plugin ===
+//**Hinweis** -- Die Kopano Files Erweiterung ist kostenpflichtig und somit nicht automatisch auf Ihrem invis-Server vorinstalliert.//
+Nehmen wir an, Sie sitzen am Arbeitsplatz-Computer Ihres Büros und Sie verfassen eine neue Email. Dieser Email eine Datei als Anhang mitzugeben ist trivial. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die anzuhängende Datei sich direkt auf Ihrem Computer oder auf einem Netzlaufwerk Ihres Fileservers befindet. Sie klicken einfach auf das Symbol mit der Büroklammer und wählen die gewünschte Datei aus, sie wird hochgeladen und alles ist gut.
+Das schöne an der Kombination aus Kopano und einem invis-Server ist, dass Sie zumindest die Kopano-WebApp von jedem PC aus öffnen können, der über eine Internetverbindung verfügt. Stellen Sie sich jetzt vor Sie sind mit einem Notebook auf Dienstreise und müssen eine Email mit Anhang versenden und die zu versendende Datei befindet sich auf Ihrem Fileserver. Jetzt wird es normalerweise kompliziert. Um an die Datei heranzukommen müssten Sie diese bereits vorsorglich via ownCloud (Siehe Kapitel ownCloud) bereit gestellt haben (wer denkt schon an alles) oder Sie müsste eine VPN-Verbindung zu Ihrem invis-Server aufbauen.
+Genau hier kommt Kopano Files ins Spiel. Es ermöglicht den Zugriff auf Ihren Fileserver aus der Kopano WebApp heraus, ganz ohne Klimmzüge wie den Aufbau einer VPN Verbindung. Auch auf Ihr ownCloud-Konto können Sie mit Kopano-Files zugreifen. Viele ownCloud-Funktionen lassen sich sogar aus der Kopano-WebApp heraus steuern.
+Im einfachsten Fall ist es neben der Möglichkeit Dateien über die Funktionen der Files-Erweiterung an Mails anzuhängen, umgekehrt ist es möglich eingegangene Anhänge direkt auf dem Fileserver oder im eigenen ownCloud Konto zu speichern.
+Zunächst müssen Sie die Zugriffe auf die benötigten Fileserver-Freigaben oder Ihr ownCloud-Konto einrichten.
+Klicken Sie auf "Einstellungen" und anschließend auf den Menüeintrag "Dateien".
+**...Grafik...**
+Nachfolgend wird an drei Beispielen beschrieben, wie Sie "Files" konfigurieren:
+Beispiel Fileserver: Zugriff auf Ihr persönliches Verzeichnis (Laufwerk u:)
+Klicken Sie in den Einstellungen von "Files" auf die Schaltfläche "Account hinzufügen", es öffnet sich ein neues Fenster, welches sich zunächst auf lediglich zwei Eingabezeilen beschränkt. Geben Sie in der ersten Zeile einen beliebigen, aber möglichst "sprechenden" Namen für den Zugriff ein. Beispielsweise "Eigene Dateien".
+Klicken Sie jetzt in die zweite Zeile und wählen Sie "SMB" aus der Liste der Möglichkeiten aus.
+Jetzt vergrößert sich das Fenster und Sie können alle weiteren erforderlichen Daten eingeben.
+In der Zeile Servername geben Sie den Namen Ihres invis-Servers ein. Sie finden ihn in Ihrem invis-Portal. (Vergl. Kapitel invis-Portal).
+In der darauf folgenden Zeile müssen Sie den Namen der Fileserver-Freigabe eingeben. Im Falle ihres persönlichen Verzeichnisses ist das einfach, sie trägt den gleichen
+Namen wie Ihr Benutzername mit dem Sie sich an Ihrem PC, am invis-Portal, an Kopano usw. anmelden.
+Zeile drei "Workgroup" ist optional, hier die richtige Angabe zu machen kann aber nicht schaden. Schauen Sie sich einfach den Servernamen zwei Zeilen weiter oben an und übernehmen Sie den mittleren Teil zwischen den beiden Punkten in Großbuchstaben in diese Zeile.
+**...Grafik...**
+Jetzt fragt Kopano Files noch nach den Anmeldedaten. Auch das ist einfach, klicken Sie einfach in das Kästchen „Use Kopano Credentials“.
+Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken der Schaltfläche „Speichern“. Kopano wird die Eingaben unmittelbar überprüfen. Taucht in der Liste der konfigurierten Zugänge jetzt nach kurzer Verzögerung ein grüner Punkt neben dem Eintrag auf, hat alles funktioniert.
+Beispiel Fileserver: Zugriff auf eine Server-Freigabe
+Nehmen wir uns jetzt eine der allgemeinen Server-Freigaben zu, beispielsweise der Freigabe "Aktuell".
+Klicken Sie erneut auf "Account hinzufügen" und benennen Sie ihn mit "Freigabe Aktuell". Wählen Sie als Typ erneut "SMB" aus.
+Machen Sie mit Ausnahme von Zeile 2 "Share Path" die gleichen Angaben wie zuvor beim Zugriff auf Ihr persönliches Verzeichnis. Für "Share Path" geben Sie einfach den Namen der gewünschten Freigabe ein, im Falle dieses Beispiels "aktuell".
+**...Grafik...**
+Klicken Sie auf Speichern und Zugang Nummer 2 ist eingerichtet. Für alle weiteren Freigaben, die Sie benötigen verfahren Sie genauso. Welche Freigaben es gibt, können Sie anhand der Netzlaufwerke erkennen, die an Ihrem Arbeitsplatz-Computer vorhanden sind.
+Beispiel: Zugriff auf Ihr ownCloud-Konto
+Worum es bei ownCloud eigentlich geht, entnehmen Sie bitte Kapitel „ownCloud“.
 ===== ownCloud =====