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--- invis_server_wiki:whatis_invis_server [2024/12/17 09:44]
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flacco [invis Server und Benno Mailarchiv]
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 ====== invis Server und Benno Mailarchiv ======
+Die revisionssichere, langfristige, elektronische und systematische Aufbewahrung (Archivierung) von Emails ist in Deutschland aufgrund von Vorschriften aus Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoDB) verpflichtend. Davon ausgenommen sind Kleinstunternehmer und Freiberufler. Dabei orientiert sich "langfristig" an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (von 6 oder 10 Jahren) wie sie auch für steuerrelevante Papierdokumente gelten und "revisionssicher" meint unveränderlich. D.h. archivierte Mails dürfen im Archiv nicht verändert oder gelöscht werden können.
+Nicht zu archivieren ist potentiell eine Verletzung der Buchführungspflicht, die mit Geld- oder gar Gefängnisstrafen geahndet werden kann.
+Archiviert werden müssen Emails die in ihrer Bedeutung Handels- oder Geschäftsbriefen entsprechen oder die steuerliche Erfassung eines Unternehmens betreffen oder kurz alle Mails, die in irgendeiner Form geschäftsrelevant sind.
+**[[https://www.benno-mailarchiv.de/|Benno Mailarchiv]]** ist eine gesetzeskonforme Open-Spource-Lösung zur Email-Archivierung, mit dem großen Vorteil, dass es für den Anwender zugänglich ist und eine hervorragende Suchfunktion bietet um auch alte Mails schnell zu finden.
+Sowohl für die Aktivierung eines invis-Benutzers als Mailarchiv-Benutzer, wie auch für die Nennung von Mailadressen auf die ein Benutzer im Archiv leseberechtigt ist, enthält der invis-Server Kommandozeilen Scripts.
+Der invis-Server selbst übernimmt allerdings nicht die Rolle des des Mail-Archivs, Benno Mailarchiv muss auf einem gesonderten System installiert werden.
+invis-Server arbeiten als vollständige interne Mailserver über die der gesamte Mailverkehr eines Unternehmens laufen kann. In der Mailserver-Komponente des invis-Servers kann eine "Weiche" (always bcc) aktiviert werden, die alle ein und ausgehenden Mails parallel ans Archiv sendet. Alle Mails deshalb, weil es kaum entscheidbar ist welche Mails ein Steuerprüfer im Zweifelsfall als "geschäftsrelevant" ansieht.
+Eine wesentliche Funktion von Benno Mailarchiv ist die Möglichkeit darin sehr komfortabel zu suchen. D.h. Anwender müssen die Möglichkeit haben sich an einer Benno-Weboberfläche anmelden zu können und darin Mails zu finden, die Sie auch sehen dürfen und zwar nur diese.
+Die Anbindung der Benno-Webapp an das ActiveDirectory des invis-Servers ist von Haus aus vorbereitet. Beim Anmelden wird gegen das AD authentifiziert, weiterhin ließt Benno aus dem AD auf welche Mails ein Benutzer zugriffsberechtigt ist. Das orientiert sich an Mail-Adressen die einem Benutzer zugeordnet werden. Dabei können einem Benutzer im AD auch Berechtigungen für Mailadressen zugeordnet werden, die über seine persönlichen Adressen hinaus gehen.
+Benno-Mailarchiv kann als reines, nicht zugängliches Archiv kostenfrei betrieben werden, für die Nutzung zum schnellen Auffinden von Mails muss es lizenziert werden. Näheres dazu erfahren Sie durch **[[https://www.fsproductions.de|FSP Computer & Netzwerke]]**