Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen angezeigt.

--- invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/17 08:16]
flacco [Wiedervorlage und Kategorien]
+++ invis_server_wiki:anwenderhandbuch [2021/09/17 16:35] (aktuell)
flacco [Ketegorien]
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 ==== E-Mail mit Kopano ====
-=== Wiedervorlage und Kategorien ===
+=== Wiedervorlage ===
 Um den Überblick über teils riesige Mengen an Emails zu behalten bietet Ihnen Kopano (genau wie andere Programme auch) die Möglichkeit Mails zu kategorisieren oder dies nachzuverfolgen.
+{{ :invis_server_wiki:kopano-email-wiedervorlage.png?150|}}
 Mit der Nachverfolgung bzw. Wiedervorlage haben Sie die Möglichkeit sich zu einem beliebigen Zeitpunkt an eine Email erinnern zu lassen. Die Funktion ist denkbar einfach zu nutzen. Fahren Sie mit der Maus über Liste der Emails in einem beliebigen Mail-Ordner. Dabei erscheinen rechts zwei blasse Symbole. Ein Fähnchen und etwas was wie ein Adressanhänger für ein Gepäckstück aussieht.
-Um sich an eine Email erinnern zu lassen, klicken Sie bei dieser Email auf das Fähnchen.
+Um sich an eine Email erinnern zu lassen, klicken Sie bei dieser Email auf das Fähnchen. Es öffnet sich das in nebenstehender Abbildung gezeigte Menü. Durch Auswahl eines der Einträge können Sie entweder eine direkt einen voreingestellten Wiedervorlage-Zeitpunkt wählen oder einen individuellen Zeitpunkt definieren. Etwas merkwürdig dabei ist, dass es keinen Unterschied zwischen den Einträgen "Benutzerdefiniert" und "Erinnerung setzen" gibt. Beides dient der Festlegung eines individuellen Zeitpunkts.
+Auch Mails die Sie versenden möchten lassen sich zur Nachverfolgung auf gleiche Weise kennzeichnen, beispielsweise um sich selbst daran zu erinnern, dass Sie auf Antwort warten. Der Empfänger sieht diese Markierung nicht. Klicken Sie für diese Funktion einfach auf das Fähnchen im Editor-Fenster in dem Sie Ihre Mails verfassen.
+Die Einträge "Heute" (in einer Stunde ab jetzt), Morgen (zu Beginn des nächsten Arbeitstages), Diese Woche (üblicherweise ebenfalls zu Beginn des nächsten Arbeitstages) und nächste Woche (Zu Beginn der Arbeitszeit am ersten Arbeitstag der nächsten Woche) setzen vordefinierte Erinnerungszeiten. Sie können die Zeitpunkte für den ersten Tag der Woche sowie den Zeitpunkt des Arbeitsbeginns über "Einstellungen" -> "Kalender" selbst festlegen.
+Der Eintrag "Nichts" schaltet eine gesetzte Erinnerung einfach wieder aus. Der Eintrag "Erledigt" setzt ein grünes Häkchen an die Mail um anzuzeigen, dass die Mail bereits bearbeitet ist und "Kein Datum" markiert eine Mail lediglich mit einem Fähnchen, ohne eine Erinnerung auszulösen.
+{{ :invis_server_wiki:kopano-mails-nachverfolgen.png |}}
+Genügt Ihnen eine einfache Wiedervorlage nicht, können Sie Mails auch in Aufgaben oder Termine umwandeln. Klicken Sie die betreffende Mail in der Liste der Mails eines Ordners mit der rechten Maustaste an und wählen sie im dann geöffneten Kontextmenü den Eintrag "Aufgabe erstellen" oder "Termin erstellen". Auf diese Weise können Sie der Erinnerung dann eigene Kommentare hinzufügen, Dateien anhängen oder den Fortschritt der Bearbeitung protokollieren.
+//**Hinweis:** Schauen Sie sich das Kontextmenü ruhig mal genauer an. Es bietet zahlreiche Möglichkeiten eine Mail zu bearbeiten.//
+=== Kategorien ===
+{{ :invis_server_wiki:kopano-kategorien.png?150|Kategorie-Menü}}
+Kategorien können helfen eine Mail zu kennzeichnen, beispielsweise um zu signalisieren wer Sie zu bearbeiten hat oder mit welchem Projekt sie in Verbindung steht. Die Kennzeichnung ist für alle Anwender die auf ein Postfach zugriffsberechtigt sind sichtbar und sie kann als Kriterium beim Suchen nach einer Mail verwendet werden.
+Um eine Mail zu kategorisieren klicken Sie auf den "Adressanhänger" (Siehe Abschnitt "Wiedervorlage"). Auch hier öffnet sich ein Fenster. Es werden eine Reihe von Kategorien gezeigt, im ursprünglichen, also weitgehend ungenutzten Zustand von Kopano sind das nur die Farbkategorien. Durch anklicken einer Kategorie, wird diese der Mail unmittelbar zugeordnet. Die Schaltfläche "Kategorien verwalten" können Sie weitere Kategorien erstellen oder eine Reihe vorhandener Kategorien bearbeiten. Wichtig zu wissen ist hierbei, dass Sie die Farbkategorien nicht verändern sollten. Sie sind die einzigen Kategorien deren Farben systemweit gültig sind. Bei allen anderen Kategorien ist lediglich deren Bezeichnung systemweit gültig, für die Farbgebung ist jeder Benutzer selbst verantwortlich.
+Um das zu verdeutlichen. Kategorien sind für alle Kopano-Benutzer gleichermaßen sichtbar. D.h. Erstellt ein Benutzer eine neue Kategorie, ist diese ach für alle anderen Benutzer sicht- und nutzbar. Die vom Initiator gewählte Farbe gilt nur für Ihn selbst, andere Nutzer können diese Kategorie mit einer eigenen Farbe belegen.
+//**Hinweis:** Die gleichen Kategorien stehen auch in anderen Kopano-Modulen (Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen) zur Verfügung.//
+{{ :invis_server_wiki:kopano-kategorie-anlegen.png?200|Kategorie anlegen}}
+Möchten Sie eine neue Kategorie anlegen, klicken Sie im Ketegorie-Menü auf die Schaltfläche "Neu". Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie die Kategorie benennen und ihr eine Farbe zuordnen können. Weiterhin können Sie über die Checkbox "Für den schnellen Zugriff anheften", dafür sorgen dass diese direkt im Kategorie-Menü unter den Farbkategorien sichtbar ist.
+Um eine nicht direkt sichtbare Kategorie zur Nutzung auszuwählen müssen Sie im Kategorie-Menü zunächst auf die Schaltfläche "Kategorien verwalten" klicken um alle Kategorien zu sehen. Dort lässt sich die gewünschte Kategorie dann zur Verwendung auswählen.
+{{ :invis_server_wiki:kopano-mail-kategorisiert.png |Kategorien angeheftet}}
+Wie in der vorangegangenen Abbildung zu sehen, können einem Objekt auch mehrere Kategorien zugeordnet werden.
 === Kopano Regeln – Emails automatisch filtern ===