Synchronisation der Groupware-Daten

Die auf invis Servern eingesetzte Groupware Group-e verfügt über einen eigenen SyncML Server, der in der Lage ist Termine, Kontakte und Aufgaben mit einer Reihe von Clients wie Handys oder auch diversen PIMs (Personal Information Manager z.B. Kontact oder Outlook) zu synchronisieren.

Je nach Ausstattung des Clients kann dies einen zusätzlichen SyncML-Connector erfordern oder mit Bordmitteln genutzt werden. So sind beispielsweise die meisten Nokia Handys ohne Zusatzsoftware SyncML-fähig. Wer Outlook, Thunderbird/Lightning, Blackberrys oder Pocket-PCs mit Group-e synchronisieren möchte benötigt hingegen ein entsprechendes Plugin. Neben dem frei verfügbaren Funambol, existieren noch die kostenpflichtigen Konnektoren Syncje von Nexthaus und die SyncML-Clients des schweizer Anbieters Synthesis.

Diese Seite wird (so hoffen wir) über kurz oder lang eine Sammlung von Konfigurationsanleitungen für die Synchronisation verschiedenster Clients mit Group-e.

Unabhängig vom verwendeten Client erfolgt der Zugriff auf die SyncML-Schnittstelle von Group-e immer über die Adresse:

https://ihr.server.tld:httpsport/group-e/sync.php

Selbstverständlich angepasst an Ihre Umgebung. Voraussetzung für die Synchronisation ist, dass Ihr invis Server via Internet erreichbar ist. Sie benötigen darüber hinaus entweder eine feste IP-Adresse oder einen funktionierenden DNS-Namen (etwa via DynDNS registriert) für den Server.

Passen Sie die oben gezeigte Adresse entsprechend an. Die Angabe des HTTPS-Ports ist zwingend, da dieser während der Installation des invis Servers von „443“ auf einen Zufallswert geändert wurde.

Nur zum Verständnis: Der invis Server verhindert zunächst generell Deeplinking auf einzelne Web-Applikationen. Versuchen Sie etwa Group-e oder LX-Office direkt zu öffnen, quittiert dies der Apache Webserver mit einer „Forbidden“ Meldung. Einzige Ausnahme davon ist die SyncML-Schnittstelle (sync.php) von Group-e. Es wäre einem SyncML-Client kaum zuzumuten, sich zunächst am invis-Portal anzumelden um danach zur Synchronisation zu wechseln.

Um in Group-e an die Synchronisationseinstellungen zu gelangen, muss jeder Benutzer, der Synchronisieren möchte, auf das kleine Symbol „Persönliche Einstellungen“ in der grauen Leiste Klicken. Es befindet sich direkt unterhalb des „Message“ Icons. Danach auf die Reiter „Synchronisation“ → „Persönliche Einstellungen“ klicken.

Alle weiteren Einstellungen sind vom verwendeten SyncML-Client abhängig. Generelle Server Einstellungen gibt es nicht.

Die folgende Anleitung sollte prinzipiell auf allen Nokia-Handys, von kleinen Abweichungen bei der Benennung der Menüpunkte abgesehen, funktionieren.

Client: „Nokia / Ericson / Mobile“

Für Nokia Handys ist kein zusätzlicher Client notwendig.

Als Synchronisationsart, empfiehlt sich bei Adressbuch, Kalender und Aufgaben die Einstellung „normal“. Ebenfalls einheitlich gehe ich bei der Konfliktverwaltung vor:

• Auf Client gelöscht und auf Server geändert → Server gewinnt
• Auf Server gelöscht und auf Client geändert → Client gewinnt
• Auf Client geändert und auf Server geändert → Händisch lösen

Mit dieser Einstellung ist gewährleistet, dass nicht versehentlich Einträge gelöscht werden. Das ist zwar sehr konservervativ, aber eine gute Ausgangssituation.

Ebenfalls etwas vorsichtig habe ich die Einstellung für die Zielkategorie der Adresssynchronisation gewählt. Speziell bei der Erstsynchronisation sollte hierauf geachtet werden. Alle Kontakte des Handys für die sich noch keine Entsprechung auf dem Server befindet werden nach „private Adressen“ synchronisiert.

Damit wandern zwar ein paar geschäftliche Adressen in das private Adressbuch von Group-e, allerdings nicht umgekehrt. D.H. private Kontakte auf dem Handy werden unter Group-e nicht öffentlich.

• Kategorie für neue Adressen → Private Adressen

Für die synchronisierenden Adresskatzegorien sind jetzt (im Zweifelsfall) alle vorhandenen Kategorieen auf dem Server einzeln auszuwählen. Den Punkt „Unterkategorien miteinbeziehen“ lasse ich aktiviert.

Porjekte synchronisiere ich nicht. Diesen Punkt muss ich noch klären.

Bei der Synchronisation von Aufgaben lasse ich den Punkt „Kategorie wählen“ auf der Voreinstellung „Ohne Kategorie“ stehen.

Achtung: Auf dem Handy werden Aufgaben mit Terminen gemischt. D.h. Aufgaben deren Termin überschritten wurde werden immer auf dem Startbild des Handys vor aktuell anstehenden Terminen angezeigt. Das ist etwas lästig, könnte aber dazu führen, seine Aufgaben auch termingerecht zu erledigen.

Speichern Sie abschließend Ihre Einstellungen über die Schaltfläche „Speichern“ oben rechts im orangen Balken ab.

Zur Einrichtung des Clients muss ein neues Synchronisationsprofil auf dem Handy erstellt werden. Öffnen Sie dazu über das Hauptmenü den entsprechenden Assistenten:

Hauptmenü → Einstell. → Verbindungen → Datentransfer → Sync

Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Optionen“ und dann auf den Eintrag „Neues Synchron.-profil“. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und starten Sie den Assistenten mit der Schaltfläche „Start“. Es folgen eine Reihe erforderlicher Eingaben:

• Profilname: frei wählbar
• Serverversion: 1.1
• Sync-fähige Programme: Kontakte & Kalender
• Kontaktdatenbank: contacts
• Kalenderdatenbank: calendar
• Übertragungskanal: Internet
• Serveradresse: Siehe obiges Beispiel unter Punkt „Grundsätzliches“
• Benutzername: Ihr Group-e Benutzername
• Passwort: Ihr Group-e Passwort

Anschließend müssen Sie das erstellte Profil aktivieren. Beantworten Sie die entsprechende Frage mit „Ja“.

Um ein erstelltes Profil zu löschen klicken Sie unter Hauptmenü → Einstell. → Verbindungen → Datentransfer → Sync auf die Schltfläche „Optionen“ und wählen den Punkt „Löschen“ aus. Sie werden dann gefragt, welches Profil gelöscht werden soll. Wird das derzeit aktive Profil gelöscht, rückt automatisch das nächste Profil in der Folge nach.

Nach erfolgter Synchronisation wird in der Ansicht „Synchronisationsbericht“ in Group-e lediglich die Synchronisation der Adressen als erfolgreich dokumentiert. Trotz erfolgreicher Termin- und Aufgaben-Synchronisation zeigt Group-e in den entsprechenden Feldern „Keine Synchronisation durchgeführt“ an.