Synchronisation der Groupware-Daten

Die auf invis Servern eingesetzte Groupware Group-e verfügt über einen eigenen SyncML Server, der in der Lage ist Termine, Kontakte und Aufgaben mit einer Reihe von Clients wie Handys oder auch diversen PIMs (Personal Information Manager z.B. Kontact oder Outlook) zu synchronisieren.

Je nach Ausstattung des Clients kann dies einen zusätzlichen SyncML-Connector erfordern oder mit Bordmitteln genutzt werden. So sind beispielsweise die meisten Nokia Handys ohne Zusatzsoftware SyncML-fähig. Wer Outlook, Thunderbird/Lightning, Blackberrys oder Pocket-PCs mit Group-e synchronisieren möchte benötigt hingegen ein entsprechendes Plugin. Neben dem frei verfügbaren Funambol, existieren noch die kostenpflichtigen Konnektoren Syncje von Nexthaus und die SyncML-Clients des schweizer Anbieters Synthesis.

Diese Seite wird (so hoffen wir) über kurz oder lang eine Sammlung von Konfigurationsanleitungen für die Synchronisation verschiedenster Clients mit Group-e.

Unabhängig vom verwendeten Client erfolgt der Zugriff auf die SyncML-Schnittstelle von Group-e immer über die Adresse:

https://ihr.server.tld:httpsport/group-e/sync.php

Selbstverständlich angepasst an Ihre Umgebung. Voraussetzung für die Synchronisation ist, dass Ihr invis Server via Internet erreichbar ist. Sie benötigen darüber hinaus entweder eine feste IP-Adresse oder einen funktionierenden DNS-Namen (etwa via DynDNS registriert) für den Server.

Passen Sie die oben gezeigte Adresse entsprechend an. Die Angabe des HTTPS-Ports ist zwingend, da dieser während der Installation des invis Servers von „443“ auf einen Zufallswert geändert wurde.

Nur zum Verständnis: Der invis Server verhindert zunächst generell Deeplinking auf einzelne Web-Applikationen. Versuchen Sie etwa Group-e oder LX-Office direkt zu öffnen, quittiert dies der Apache Webserver mit einer „Forbidden“ Meldung. Einzige Ausnahme davon ist die SyncML-Schnittstelle (sync.php) von Group-e. Es wäre einem SyncML-Client kaum zuzumuten, sich zunächst am invis-Portal anzumelden um danach zur Synchronisation zu wechseln.

Um in Group-e an die Synchronisationseinstellungen zu gelangen, muss jeder Benutzer, der Synchronisieren möchte, auf das kleine Symbol „Persönliche Einstellungen“ in der grauen Leiste Klicken. Es befindet sich direkt unterhalb des „Message“ Icons. Danach auf die Reiter „Synchronisation“ → „Persönliche Einstellungen“ klicken.

Alle weiteren Einstellungen sind vom verwendeten SyncML-Client abhängig. Generelle Server Einstellungen gibt es nicht.

Die folgende Anleitung sollte prinzipiell auf allen Nokia-Handys, von kleinen Abweichungen bei der Benennung der Menüpunkte abgesehen, funktionieren.

Client: „Nokia / Ericson / Mobile“

Für Nokia Handys ist kein zusätzlicher Client notwendig.

Als Synchronisationsart, empfiehlt sich bei Adressbuch, Kalender und Aufgaben die Einstellung „normal“. Ebenfalls einheitlich gehe ich bei der Konfliktverwaltung vor:

• Auf Client gelöscht und auf Server geändert → Server gewinnt
• Auf Server gelöscht und auf Client geändert → Client gewinnt
• Auf Client geändert und auf Server geändert → Händisch lösen

Mit dieser Einstellung ist gewährleistet, dass nicht versehentlich Einträge gelöscht werden. Das ist zwar sehr konservervativ, aber eine gute Ausgangssituation.

Ebenfalls etwas vorsichtig habe ich die Einstellung für die Zielkategorie der Adresssynchronisation gewählt. Speziell bei der Erstsynchronisation sollte hierauf geachtet werden. Alle Kontakte des Handys für die sich noch keine Entsprechung auf dem Server befindet werden nach „private Adressen“ synchronisiert.

Damit wandern zwar ein paar geschäftliche Adressen in das private Adressbuch von Group-e, allerdings nicht umgekehrt. D.H. private Kontakte auf dem Handy werden unter Group-e nicht öffentlich.

• Kategorie für neue Adressen → Private Adressen

Für die synchronisierenden Adresskatzegorien sind jetzt (im Zweifelsfall) alle vorhandenen Kategorieen auf dem Server einzeln auszuwählen. Den Punkt „Unterkategorien miteinbeziehen“ lasse ich aktiviert.

Porjekte synchronisiere ich nicht. Diesen Punkt muss ich noch klären.

Bei der Synchronisation von Aufgaben lasse ich den Punkt „Kategorie wählen“ auf der Voreinstellung „Ohne Kategorie“ stehen.

Achtung: Auf dem Handy werden Aufgaben mit Terminen gemischt. D.h. Aufgaben deren Termin überschritten wurde werden immer auf dem Startbild des Handys vor aktuell anstehenden Terminen angezeigt. Das ist etwas lästig, könnte aber dazu führen, seine Aufgaben auch termingerecht zu erledigen.

Speichern Sie abschließend Ihre Einstellungen über die Schaltfläche „Speichern“ oben rechts im orangen Balken ab.

Zur Einrichtung des Clients muss ein neues Synchronisationsprofil auf dem Handy erstellt werden. Öffnen Sie dazu über das Hauptmenü den entsprechenden Assistenten:

Hauptmenü → Einstell. → Verbindungen → Datentransfer → Sync

Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Optionen“ und dann auf den Eintrag „Neues Synchron.-profil“. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und starten Sie den Assistenten mit der Schaltfläche „Start“. Es folgen eine Reihe erforderlicher Eingaben:

• Profilname: frei wählbar
• Serverversion: 1.1
• Sync-fähige Programme: Kontakte & Kalender
• Kontaktdatenbank: contacts
• Kalenderdatenbank: calendar
• Übertragungskanal: Internet
• Serveradresse: Siehe obiges Beispiel unter Punkt „Grundsätzliches“
• Benutzername: Ihr Group-e Benutzername
• Passwort: Ihr Group-e Passwort

Anschließend müssen Sie das erstellte Profil aktivieren. Beantworten Sie die entsprechende Frage mit „Ja“.

Um ein erstelltes Profil zu löschen klicken Sie unter Hauptmenü → Einstell. → Verbindungen → Datentransfer → Sync auf die Schltfläche „Optionen“ und wählen den Punkt „Löschen“ aus. Sie werden dann gefragt, welches Profil gelöscht werden soll. Wird das derzeit aktive Profil gelöscht, rückt automatisch das nächste Profil in der Folge nach.

Nach erfolgter Synchronisation wird in der Ansicht „Synchronisationsbericht“ in Group-e lediglich die Synchronisation der Adressen als erfolgreich dokumentiert. Trotz erfolgreicher Termin- und Aufgaben-Synchronisation zeigt Group-e in den entsprechenden Feldern „Keine Synchronisation durchgeführt“ an.

Werden vom Handy aus neue Termine nach Group-e übertragen, wird dabei die Einstellung „öffentlich“ ignoriert. Alle Termine sind lediglich für den Ersteller sichbar und müssen entsprechend in Group-e direkt nachbearbeitet werden.

Der Connector kann von der Nexthaus Seite heruntergeladen werden. Es existiert eine auf 15 Tage beschränkte Demoversion.

Meine Testinstallation findet auf folgendem System statt:
+ Win XP pro SP3
+ Intel CPU Celeron 2,8 Ghz
+ 760 MB RAM

Das Outlook in meiner Testumgebung ist aus dem Office 2007 Action Pack.

Als Installationssprache stehen mehrere zur Auswahl. Deutsch ist nicht darunter. Ich wähle Englisch. Nach der Begrüssung akzeptiere ich die Lizenzbedingungen.

Der Installationspfad ist änderbar und als Standard wird mir C:\Programme\Nexthaus Corporation\Outlook Nexthaus SyncJe vorgeschlagen. Ich akzeptiere diesen.

Als nächstes kann ich den Ordner im Programm menü auswählen. Ich akzeptiere den StandardOrdner für alle Benutzer. Die Installation startet und ist nach 20 Sekunden ohne Meldungen beendet.

Nach dem Klicken des Buttons „Finish“ werden noch weitere Komponenten installiert. Ausserdem erscheint eine Meldung welche mir mitteilt, dass beim nächsten Start von Outlook die Konfiguration von SyncJe erfolgt.

Outlook startet minimal langsamer und hat jetzt eine neue Schaltfläche namens „Synchronize“. Ein Fenster mit Willkommensnachricht und der Aufforderung einen ersten Server zum Synchronisieren festzulegen. Ich Klicke „New Server“ an.

In der folgenden Eingabemaske kann ich die folgenden Felder zuweisen:
  Server Name:  NAMEDESSERVERS
  URL:  111.222.333.444:Port/sync
  Web Access URL:  fakultativ/nicht notwendig

Weiterhin wird die IMEI Nummer des Clients in der Form IMEI:OE1v2f3n4h5z angezeigt. Diese kann von manchen SyncML Servern verlangt werden.

Bei der Eingabe von „HTTPS“ erscheint in der Anzeige verschiedene Infos zum gewählten Protokoll und Port. In meinem Fall Port 443. Die Änderung auf einen anderen Port erkennt das Installationssystem und ändert entlang der Eingabe die Anzeige.

Klicken auf „Next“ wechselt ins nächste Fenster und die folgenden Informationen werden abgefragt:

  User Name:  NAME EINES group-e USERS
  Password:    Passwort des ausgewählten Users

Klicken auf „Next“ wechselt ins nächste Fenster und ich werde aufgefordert einen Verbindungstest zu machen.

  Erneut wird die Eingabe eines USER und PASSWORD verlangt

Test Server ergibt Connection failed. The Server seems to be there, but the port number may not be correct. The Server may also be off line.

Eintrag in der i7ssl.conf geändert, bzw. in der Alias Section hinzugefügt:

  Alias /group-e /srv/www/htdocs/group-e

Der korrekte Sections Eintrag lautet:

  <Directory /srv/www/htdocs/group-e/www>
      Order Deny,Allow
      Deny from all
      Allow from env=dontblock
  </Directory>

In der Konfiguration des SyncJe muss als URL der folgende Wert angegeben werden:

 https://IPadresse:Port/group-e/www/sync.php

Ordner festlegen für:

contacts = Adressen
tasks = Aufgaben
events = Kalender

Passwort eingeben und „Finish“ klicken

Der Client ist jetzt fertig installiert.

Auf den Button „Synchronize“ im Email Ribbon klicken. Der sync startet und ein Statusfenster erscheint. In übersichtlicher tabellenform werden die 3 zu syncenden Tabellen, Server und Client dargestellt.

Die erste Synchronisation dauert daher ein wenig länger. Outlook hängt zwischendurch immer wieder für längere Zeit, schuftet aber laut Taskmanager weiter. Die CPU scheint der limitierende Faktor zu sein. Ein paar MB RAM mehr würden meinem Testrechner sicher auch nicht schaden.